关于开展2016年上半年科研项目结题工作的通知
校内各部门：
根据上级主管部门要求及《湖南交通工程学院科学研究项目管理办法》（院科字[2015]1号）的相关规定，我校2016年上半年科研项目结题工作即将开始，现将有关事宜通知如下：
一、结题项目的范围
1．按申报计划应在2016年6月之前结题的所有省部级、市厅级等各级行政部门立项的科研项目（纵向课题）。
2．按申报计划应在2016年6月之前结题的湖南交通工程学院教研教改项目（校内课题）。
3．申请延期至2016年6月结题的项目。
二、结题材料要求
1．项目负责人按照项目下达部门的要求准备所需结题材料。具体要求请参见附件一《科研项目结题具体要求》及项目下达部门的管理文件（各项目下达部门管理文件可在科技处网页“管理制度”栏目中查询）。
2．校外项目结题要求提供专家鉴定意见的，校内鉴定专家只能确定一名；且应提供专家鉴定意见原件和复印件，专家鉴定意见书应加盖专家所在单位公章。
3．所有结题成果，均应标注该项目的资助来源、项目编号，否则不得作为结题成果。对于应用研究项目，必须提供组织专家进行鉴定、验收的相关材料。
4．结题成果为论文、专利、鉴定成果等，须提供原件核对（原件核对后返还）；结题成果为著作的，须提交原件（原件不予退还，具体数量参见附件一）。
5．提交附件材料复印件要求：论文需提交封面、目录、正文、封底；专利、鉴定成果需提交专利证书、成果鉴定证书复印件；著作需提交封面、目录、版权页、封底等复印件；成果反响需提交权威检索部门提供的检索证明复印件。
6．结题成果附件置于结题报告书后一起装订。
7．结题材料中如需盖其他部门公章，请在材料报送之前完成。
8．申请延期结题的，填写《延期结项申请书》，项目下达部门另有要求的按照其管理文件规定执行。
三、受理时间及要求
1．所有材料必须提交相应电子文档。电子文档请按如下方法命名：建立三级文件夹，一级文件夹以申报学院全称命名，二级文件夹以项目来源命名，三级文件夹以项目类型命名，结题申请书根据项目来源及项目类型分别存放在相应的文件夹中。结题报告书以“序号+申报人姓名”命名，申请结题的其他相关材料以“序号+申报人姓名+材料名称”命名，所有内容必须与“湖南交通工程学院各类科研项目结题、检查材料汇总表”一致。电子稿发送至科技处邮箱。
2．各学院报送材料时，必须同时报送“湖南交通工程学院科研项目结题、检查材料汇总表”。
3．各学院统一于2016年6月26至28日将审查合格的结题材料报送至科技处。不受理个人报送，逾期概不受理。
四、注意事项
1．请各学院按照《湖南交通工程学院科学研究项目管理办法》和项目下达部门的有关规定，认真组织本部门的结题工作，对项目负责人提供的结题报告书、延期结项申请书和相关附件材料等进行审核，杜绝弄虚作假，并按要求在相应栏目签署意见，确保上报材料符合要求。凡项目提交材料不符合要求的，一律不予受理。
2．到期的校级项目延期一次以后如无特殊原因仍不能结项的，一律作销项处理，两年内禁止申报任何新的科研项目。
3．校外项目到期后不能如期验收、结题的，造成的后果，由项目负责人承担一切责任。对学校声誉造成损害的，将视情况给予通报批评、冻结项目研究经费，两年内禁止申报任何新的科研项目（上级主管部门另有规定的按相关规定处理)。
4．对科研管理工作到位且结题率高的学院，增加湖南省教育厅一般项目申报指标，在学校项目申报时给予倾斜，对科研管理工作不到位且结题率低的学院，减少校级和省教育厅一般项目的申报指标。
5．结题报告书、结题汇总表等结题所需材料可到科技处网站的“下载中心”下载。
6．上级部门结题材料要求如有变化，再另行通知。
7．咨询电话：0734-8815820。
附件：科研项目结题具体要求
湖南交通工程学院科技处
2016年6月2日
附件一：
科研项目结题具体要求
一、湖南省科技计划项目结题要求（本次不受理）
（一）验收内容
1.项目实施效果情况。项目承担单位按照项目计划任务书或项目合同书中规定的关键技术研发情况、科技成果转化与产业化情况、项目实施指标完成情况，项目完成后科研产出情况等。
2.经费管理使用情况。项目承担单位专项经费核算、使用及管理情况、财务制度建设与执行情况、自筹经费到位及使用情况等。
3.项目组织管理情况。专项组织实施与服务取得的成效，如产学研结合、重大成果、经济效益和社会影响等。
（二）验收方式
计划主管处室和推荐单位以“计划任务书”或“项目合同书”、“预算申报书”为依据，根据计划（专项）特点和要求采取以下方式进行验收：
1.书面验收。对专项经费30万元（含30万元）以下的项目，原则上以书面验收方式进行，项目承担单位提交书面验收资料至推荐单位审核盖章后交计划主管处室，计划主管处室复核并完成书面验收工作，将验收结果反馈监督管理处。
2.会议验收。对专项经费30万-100万元（不含100万元）的项目，以会议验收方式进行，项目承担单位提交经推荐单位审核盖章后的书面验收资料至计划主管处室，由各计划主管处室组织会议验收工作，将验收结果反馈至监督管理处。
3.综合验收。对专项经费100万元以上（含100万元）的项目，将财务验收作为综合验收的前置条件，完成财务验收程序后分别组织综合验收。
（1）省科技重大专项、承接国家科技重大专项成果转化专项和省科技成果转化与产业化专项三类专项项目，实行“专项专管”机制，由监督管理处选派具有科技经费审计资质的会计师事务所进行财务审计，完成财务验收工作后，再组织综合验收工作。
（2）其他计划类别的项目，由项目承担单位委托上述会计师事务所进行财务审计，并将财务审计报告报送至省科技经费监管服务中心审核，完成财务验收工作；通过财务验收的项目，由计划主管处室组织综合验收工作，将验收结果反馈至监督管理处。
(三)验收程序
1.系统填报。项目负责人通过系统填写验收申请报告相关内容，并按要求提交齐全的佐证材料（含财务资料）。未纳入系统管理的科技计划项目，按照计划主管处室的要求提交相关验收报告及内容。省科技重大专项项目要求呈交科技报告（最终技术总结报告）。
2.系统审核。科技处对项目验收材料进行初审并提交，省科技厅计划主管处室负责对系统“初审通过”的项目进行复审，对项目目标任务完成不好、专项经费使用不规范和相关研究成果佐证材料不齐的项目，系统退回项目单位进行修改完善。未“复审通过”的项目不得组织后续验收工作。
3.提交材料。已完成系统审核的项目，项目负责人通过系统打印验收材料1式4份报送至推荐单位或计划主管处室，验收材料包括科技计划项目验收报告及相关佐证材料、项目计划任务书或项目合同书等复印件，以及计划主管处室要求提交的其他材料。
4.组织验收。各计划主管处室根据研究确定的验收方式，分类组织或委托开展相关的验收工作，并将项目验收结果及专家验收意见、财务审计报告等资料报监督管理处。
5.成果登记。按照《湖南省科技成果登记实施办法》，省级科技计划项目验收后，须按属地原则及时到所在市州科技局或我厅成果管理部门办理“科技成果登记”。验收项目完成科技成果登记后，方才视同完成验收。
6.监督检查。监督管理处对计划主管处室组织验收工作的情况进行全程巡视检查，对计划验收结果、项目验收报告等进行抽查，并做好相关项目验收的督促整改工作。
（四）验收结论
1.合格：按期完成任务书或合同书约定的各项任务，经费使用合理，提供的验收文件和资料齐全、数据真实的项目，视为通过验收。
2.结题：经过努力仍未攻克关键技术，且有原始记录证明项目负责人已经履行了勤勉尽责义务未能完成目标任务，以及因不可抗拒因素致使无法实施的项目，可按照通过验收处理。
3.不合格：被验收项目存在下列情况之一者，不予通过验收。
（1）完成任务不到 85%的；
（2）提供的验收文件、资料、数据不真实；
（3）未经批准擅自修改项目合同书中的考核目标、内容、技术路线；
（4）实施过程中出现重大问题，但未能解决和作出说明，或研究过程及结果等存在纠纷尚未解决的；
（5）超过任务合同书规定的执行年限半年以上未完成任务，事先又未做出说明的；
（6）经费使用中存在严重问题违规违纪的。
（五）结果运用
1.加强验收工作绩效考核，项目验收的完成率与通过率（含合格和结题）将直接作为计划主管处室绩效考评结果的重要依据。
2.加强科研诚信管理。计划主管处室要重点记录项目经费使用、结题验收结果以及整改落实等情况，并将相关情况反馈监督管理处纳入科研诚信管理。验收情况将作为项目承担单位项目申报、经费拨付的重要依据之一；对整改后仍未通过验收的项目，三年内不得再申报省级科技计划项目，并不支持推荐其承担国家科技计划项目；对不参与或不配合验收的项目承担单位，将纳入“黑名单”管理。
二、湖南省软科学计划项目结题验收与成果评审程序（本次不受理）
（一）湖南省软科学研究计划重点项目集中结题与验收程序
湖南省软科学研究计划重点项目完成后，可采取会议评审和通信评审的形式验收结题。
其中，2011年以后的项目请进科技计划管理信息系统（http://61.187.87.49/pms-hn/）填报验收报告及其他支撑材料。2011年以前（含2011年）的项目自行下载验收报告填写。
具体程序如下：
A、会议评审
1、提交申请
项目承担单位准备评审材料，填写《湖南省软科学研究计划结题与验收申请表》，报经项目推荐单位审核。具体材料包括：
（1）项目研究报告（5000左右）、决策建议1份，具体格式要求见模板；
（2）决策采纳情况报告及证明、在省级以上（含省级）刊物发表的课题论文、有关出版物（发表论文及出版物上须注明湖南省软科学研究计划课题名称及项目编号）等原件（审查后退还）及复印件各1份；
（3）合同书复印件1份；
2、选择评审专家
项目评审专家的选择标准是：
（1）具有良好的职业道德，保证评审的公正、公平；
（2）熟悉项目所属领域，在该领域具有一定的权威或影响；
（3）研究能力较强，具有高级职称，或负责该领域工作的行政领导，行政领导限1-2人；
（4）评审专家不得来自项目承担单位；
（5）同一单位不得有2名参加评审的专家。
3、召开评审会议
由省科技厅政策法规处委托推荐单位主持，会议程序如下：
（1）主持人简介项目的执行情况，确定评审委员主任和副主任；
（2）主持人将评审会议交由评审委员会主任主持；
（3）项目负责人作项目汇报；
（4）专家咨询评议；
（5）形成评审意见；
（6）宣布评审意见。
4、评审结束后需提交的材料
项目通过会议评审后，项目承担单位根据评审意见修改研究报告等材料，由推荐单位签署具体意见后，报省科技厅政策法规处审核。具体材料包括：
（1）湖南省软科学研究计划结题与验收申请表2份；
（2）根据评审组意见修改完善后的项目研究报告、决策建议。以上材料各2份；
（3）湖南省科技计划重点项目验收报告4份（须填写由验收组组长签署具体的评审意见，并附验收组专家签名表。由省科技厅、项目推荐单位、项目承担单位、项目负责人各存1份）。
（4）决策采纳情况报告及证明、在省级以上（含省级）刊物发表的课题论文、有关出版物（发表论文及出版物上须注明湖南省软科学研究计划课题名称及项目编号）等复印件各2份；
（5）合同书复印件2份；
6、科技成果登记
重点项目结题验收后，须凭验收报告进行科技成果登记，才能视为结题。
B、通信评审
1、提交申请
项目承担单位准备评审材料，填写《湖南省软科学研究计划结题与验收申请表》，报经项目推荐单位审核。具体材料包括：
（1）项目研究报告（5000左右）、决策建议1份，具体格式要求见模板；
（2）支持决策的情况报告及证明、在省级以上（含省级）刊物发表的课题论文、有关出版物（发表论文及出版物上须注明湖南省软科学研究计划课题名称及项目编号）等原件（审查后退还）及复印件各1份；
（3）合同书复印件1份；
2、选择评审专家
项目承担单位按会议评审专家选择标准确定通信评审专家名单，
报项目推荐单位审查，确定通信评审委员（不得少于5名，且人数为单数）和评审时间。
3、出具通信评审意见
（1）项目承担单位将项目评审材料送达各评审委员，评审委员填写《湖南省软科学研究计划项目通信评审意见表》并签名。
（2）评审委员会主任、副主任根据各评审专家的书面意见进行综合，形成综合评审意见并签名。
4、评审结束后需提交的材料
项目通过会议评审后，项目承担单位根据评审意见修改研究报告等材料，由推荐单位签署具体意见后，报省科技厅政策法规处审核。具体材料包括：
（1）湖南省软科学研究计划结题与验收申请表2份；
（2）根据评审组意见修改完善后的项目研究报告、决策建议。以上材料各2份；
（3）湖南省科技计划重点项目验收报告4份（须填写由验收组组长签署具体的评审意见，并附验收组专家签名表。由省科技厅、项目推荐单位、项目承担单位、项目负责人各存1份）。
（4）通信评审委员填写的《湖南省软科学研究计划项目通信评审意见表》（须专家签字）各2份。
（5）决策采纳情况报告及证明、在省级以上（含省级）刊物发表的课题论文、有关出版物（发表论文及出版物上须注明湖南省软科学研究计划课题名称及项目编号）等复印件各2份；
（6）合同书复印件2份；
5、科技成果登记
重点项目结题验收后，须凭验收报告进行科技成果登记，才能视为结题。
(二)湖南省软科学研究计划面上项目集中结题与验收程序
湖南省软科学研究计划面上项目完成后，可采取验收结题形式，由推荐单位组织结题与验收工作，对照合同书签订的目标任务，签署具体的结题意见，报省科技厅政策法规处备案。
其中，2011年以后的项目请进科技计划管理信息系统（http://61.187.87.49/pms-hn/）填报验收报告及其他支撑材料。2011年以前（含2011年）的项目自行下载验收报告填写。
提交至我厅的材料如下：
1、湖南省科技计划面上项目验收报告4份（须由推荐单位对照合同任务及指标签署具体的结题意见。由省科技厅、项目推荐单位、项目承担单位和负责人各存1份）。
2、项目研究报告（5000字以内）、决策建议装订成册2份，具体要求见模板；
3、决策采纳情况报告及证明、在省级以上（含省级）刊物发表的课题论文、有关出版物（发表论文及出版物上须注明湖南省软科学研究计划课题名称及项目编号）等复印件各2份；
4、合同复印件2份。
面上项目结题验收后，凭验收报告进行科技成果登记。
三、湖南省教育厅项目结题要求
1．专著、论文、研究报告等研究成果必须在显著位置标注“湖南省教育厅资助科研项目”和项目编号，英译写法统一为"A Project Supported by Scientific Research Fund of Hunan Provincial Education Department"。未标注的，不能作为结题依据。
2.从2014年下半年起，省教育厅科学研究项目（含开放基金项目，下同）结题材料正式通过网络进行受理。现将结题程序及有关要求通知如下：
（1）网上填报。科学研究项目负责人凭项目编号登录《湖南省高校科学研究项目管理信息系统》（网址：http://gxy.hunnu.edu.cn/ResearchManagementSystem），填写结题报告、研究报告、成果简介，上传成果附件扫描件。
（2）所有项目均需提交通过系统打印的结题材料1份（含结题报告、研究报告及附件材料，并提供专家组验收意见的电子稿供参考）；重点项目、优秀青年项目另外需要“成果简介”1份（含电子稿），可参考教育厅网页。
（3）学校推荐。由学校组织3－5名专家（其中重点、青年项目由项目负责人自行联系1-2名同行专家）对结题材料进行集中评议，对于符合结题要求的项目进行网上推荐。所有专家推荐意见需上传。
（4）省教育厅审核。省教育厅组织专家对学校推荐的项目结题材料进行最后审查，对于符合结题要求的项目下发结题证书或予以结题备案，并对结题情况进行通报。
3.有关要求：
（1）项目完成后，项目负责人应当及时做好总结，编制项目决算，按时提交结题申请。学校管理部门应当认真组织项目结题专家评议工作，按照分类评价的原则要求合理掌握评议标准，要防止和杜绝专家评议工作走过场和形式化的现象发生。对于违规使用项目经费的，实行一票否决，不予结题。
（2）项目管理系统定期开放。
4．项目不能按时结题的由项目负责人申报延期结题，经批准同意延期结题的科研项目可以延长研究期限1年左右。其它没有按时结题的，自计划研究年限终止年月起5年内不受理其新项目的申请。
5．面向省教育厅创新平台设置的“湖南省高等学校重点实验室开放基金项目”、“湖南省普通高校哲学社会科学重点研究基地开放基金项目”和“高校产业化培育项目”的结题参照重点项目管理。
四、衡阳市科技局项目结题要求
（一）验收内容
1.项目实施效果。项目承担单位按照项目计划任务书或项目合同书中确定的关键技术研发、科技成果转化与产业化情况、项目实施指标以及经济效益和社会效益等进行评价。
2.经费管理使用情况。项目承担单位专项经费核算、使用及管理情况、财务制度建设与执行情况、自筹经费到位及使用情况等。
（二）验收方式
1.书面验收。限于一般计划项目，项目单位提交书面验收材料由业务主管科室进行审核盖章，完成书面验收工作。
2.会议验收。对20万元以下的重点项目，由业务主管科室组织会议验收；对20万元以上（含20万元）的重点项目，由业务主管科室组织，监督管理科参与现场验收。
（三）验收程序
由项目承担单位填报《衡阳市科技计划项目验收报告》(可在市科技局网站下载) 连同项目计划任务书、项目合同书、财务资料等复印件一式三份，报业务主管科室审核，审核通过的项目，由业务主管科室确定验收方式，验收时间，组织开展相关验收工作。同时，到市科技局成果管理部门办理“科技成果登记”，并将项目验收结果及专家验收意见、财务审计报告等资料报送局监督管理科。
监督管理科对各业务主管科室组织验收工作的情况进行全程巡视检查，对计划验收结果、项目验收报告等进行抽查，并做好相关项目验收的督促整改工作。
（四）结果运用
业务主管科室要重点记录项目经费使用、结题验收结果以及整改落实等情况，并将相关情况反馈监督管理科纳入科研诚信管理。对不参与、不配合或整改后仍未通过验收的项目，三年内不得再申报市级科技计划项目，并停报其它项目申报。
（五）验收申请报告提交佐证材料清单
1.《衡阳市科技计划项目验收报告》；
2.项目合同书（复印件）；
3.项目执行情况；
对照项目任务书或合同书的任务目标指标，逐一说明各项指标完成及取得成果情况。
4.项目实施总结报告（最终技术总结报告）；
包括项目产生的经济效益和社会效益，人才培养，获得的科研成果，科研成果对行业转化或推广应用情况，申请和获得的专利、证书、生产批文、奖励等情况；以及项目实施过程中存在的问题及相关建议。
5.经费使用情况（根据项目预算进行对比）；
项目承担单位财务部门提供的资金支出明细帐。
6.业务主管科室要求提交的其他材料；
7.其他研究成果证明材料（复印件）。
注：以上材料请按顺序装订成册，并加盖相关部门公章。
五、衡阳市社科基金项目结题要求
1．《衡阳市社会科学基金项目结题报告》（一式2份，并提供电子稿）。
2．《研究成果概要》（一式1份，并提供电子稿）。
3．结题附件（一式2份）：
（1）结题成果必须标明为“衡阳市社科基金项目”。
（2）结题成果为论文的，提交论文原件（经科技处审核后退回）及复印件（需复印封面、目录、正文、封底）。
（3）结题成果是已公开出版的著作的，提交著作2本。尚未出版的著作要提供书稿。
（4）结题成果是研究报告成果的，或提供发表作品，或提供原件和推广应用证明。
4．结题材料电子稿命名规范：
（1）项目编号-主持人-结题报告，如“2001A002-张峰-结题报告”；
（2）项目编号-主持人-研究成果概要专页，如“2001A002-张峰-研究成果概要专页”。
六、湖南交通工程学院科研项目结题要求
1．需提交结题报告书纸质文档1份，结题成果复印件1份。
2．申请延期结题项目，需同时提交延期结题申请书和中期检查报告书纸质文档各1份。
3．所有提供结题材料的成果必须是按要求标注其课题资助。
4．对结题成果复印件要求：结题成果为论文的，需封面、目录、正文、封底；结题成果为专利、鉴定成果的，需提交专利证书、成果鉴定证书复印件；结题成果为著作的，需复印封面、目录、版权页、封底；结题成果为反响的，需复印反响资料或复印权威检索部门提供的检索证明。
5．所有提交的纸质文档一律用A4纸打印，所有结题项目必须提交结题报告书电子文档。
